Project ha coniugato la versatilità del sistema di controllo gestionale Serdata con la rapidità di Internet, a favore di un servizio sempre più qualificato ed efficiente
pubblicato su: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI
Giulia Ferri
Quanto rende questo cantiere? È in attivo, è in pareggio o è in passivo»? Quale imprenditore o manager di aziende di servizi sarebbe in grado di rispondere, con assoluta precisione e non con vaghe indicazioni, a una domanda del genere? Domanda che l’imprenditore accorto dovrebbe costantemente porsi, per potere avere effettivamente sotto controllo la situazione della propria attività.
Per rispondere a una domanda del genere, allargandola all’intera gamma di cantieri in atto, occorre tenere conto di numerose variabili: a partire dal numero degli addetti e alle loro eventuali turnazioni, per proseguire con la situazione del magazzino, sia quello di cantiere, sia quello centrale, tenendo d’occhio anche le condizioni delle attrezzature e di tutto quanto è necessario all’attenta gestione aziendale.
Ma l’attività di una impresa di pulizia è composta da numerosi tasselli, legati gli uni agli altri in un rapporto di stretta interdipendenza, che deve essere governato con estrema attenzione.
Project, giovane e dinamica azienda di progettazione informatica di Brescia, ha messo a punto, da una decina di anni, un sistema di controllo, tramite computer, che permette la gestione di qualsiasi impresa di pulizia in tutti i suoi aspetti e nella maniera più precisa e veloce.
Serdata, questo il nome del sistema, è un ausilio prezioso, che consente di operare con precisione e rigore, tenendo sempre in evidenza tutti i numeri dell’impresa.
Studiato appositamente per le imprese di pulizia, partendo da situazioni reali, Serdata è stato concepito in maniera modulare, per poterlo adeguare progressivamente alle diverse e specifiche esigenze e per potere consentire anche all’impresa più piccola di iniziare con il modulo più idoneo, integrando gli altri successivamente.
PRESENZE DEL PERSONALE
Nell’impostazione di un cantiere, la fase più delicataè quella rappresentata dalla stesura dei piani di lavoro, con l’assegnazione dei reparti e degli orari di lavoro ai singoli addetti, con le turnazioni e le eventuali sostituzioni.
Il primo modulo di Serdata consente di gestire in modo ottimale questa fase: è sufficiente inserire nel computer i dati dei dipendenti (il programma gestisce un numero illimitato di cantieri), le ore e i giorni lavorativi. Serdata, autonomamente, sviluppa mese dopo mese i dati inseriti, riconoscendo festività, straordinari feriali o festivi (sulla base di quanto sarà stato caricato nel programma). L’operatore dovrà semplicemente lanciare la funzione “Aggiorna mese”, specificando il mese richiesto, e in pochi secondi avrà la situazione preventiva di cosa faranno tutti i dipendenti in quel mese. Tutta la fase è automatica e permette l’analisi giornaliera, settimanale o mensile delle ore previste per i servizi appaltati.
BUDGET DI CANTIERE
Implementando il sistema e importando nel secondo modulo i dati del primo, tutti i dati di produzione vengono automaticamente trasformati in valori economici per controllare la redditività del singolo cantiere (e rispondere alla domanda iniziale). Con un risparmio di tempo del 70% rispetto alle operazioni tradizionali, Serdata fornisce i rendiconto relativi al costo della manodopera ordinaria e straordinaria, comprese le incidenze dovute alle assenze.
Aggiungendo il costo dei materiali, delle attrezzature e del carburante, le incidenze per la gestione amministrativa e commerciale, si avrà l’esatto andamento economico del mese, il prezzo medio orario di costo e di vendita.
Così sarà semplice individuare il margine di contribuzione reale e analizzare quanto chiedere per un determinato servizio.
PREVENTIVAZIONE
Con il terzo modulo di Serdata, in pochi minuti, si possono realizzare diverse tipologie di offerte, proponendo decine di soluzioni, modificando a piacere i valori che concorrono a formare l’offerta stessa. Inoltre Serdata, richiamando il budget iniziale con ore, materiali, attrezzature, è in grado di fornire un quadro preciso di tutte le prestazioni secondo la loro frequenza.
Ogni documento viene poi archiviato e può essere richiamato in qualsiasi momento per confronti e statistiche.
SERDATA E INTERNET
I moduli base sono personalizzabili e adeguabili alle reali esigenze dell’impresa.
Inoltre, sono implementabili con ulteriori elementi che consentiranno di fatturare, di sapere dove sono dislocate le attrezzature e quanto sono state utilizzate, di effettuare statistiche e di presentare la propria documentazione con una modulistica ad hoc.
Serdata è un sistema in continuo divenire, che viene aggiornato sulla base delle nuove necessità, accogliendo i suggerimenti che vengono da chi il sistema lo utilizza praticamente.
Richiede solamente il costante aggiornamento dei dati.
Spesso però anche questa semplice operazione può costituire un problema, quando si debbano seguire più cantieri in contemporanea.
Ci sono dei periodi del mese in cui il flusso delle informazioni che devono essere immesse nel sistema subisce un’impennata.
Se tutti i dati vengono gestiti dalla sede, si corre il rischio di ritardi nell’espletamento delle varie operazioni.
Sarebbe tutto più semplice se gli aggiornamenti venissero effettuati direttamente in loco, ossia nei singoli cantieri.
Oggi è possibile, in quanto Serdata è stato messo in grado di interagire con i vari cantieri attraverso Internet.
Dotando i capocantiere di personal computer o di palmari che interloquiscono con il computer centrale, è possibile fare affluire direttamente al cuore del sistema tutti i dati, aggiornati in tempo reale.
Il computer centrale li immagazzina e li elabora immediatamente, con notevole risparmio di tempo.
Dai cantieri si possono così fare affluire alla sede tutte le informazioni relative alle presenze del personale, al monte ore effettuato da ciascun operatore, alle giacenze di magazzino, ai rifornimenti necessari e così via.
Non solo, ma Internet consente di avviare con i clienti un rapporto di fidelizzazione, basato sulla trasparenza e sulla fiducia.
È possibile, infatti, fare accedere il cliente ad alcuni dati, come, per esempio, quelli relativi ai componenti la squadra che opera in cantiere, alle eventuali sostituzioni, alle competenze di ciascun addetto.
È un modo per mantenere sempre vivo il dialogo tra fornitore e cliente e fare sentire concretamente quest’ultimo al centro dell’attenzione.
Tra le oltre 200 imprese di pulizia che hanno adottato Serdata, Colaser, cooperativa romana specializzata nelle pulizie civili, che opera dal 1975 e che tra i suoi clienti annovera anche la Camera dei Deputati, è un esempio di come il sistema sia flessibile e adeguabile alle procedure interne, anche relativamente al sistema di qualità.
«Colaser – come ci spiega Francesco Fedele, responsabile amministrativo dell’azienda – per la complessità delle sue attività, aveva bisogno di un sistema gestionale che aiutasse a semplificare e facilitare un certo tipo lavoro che richiede impiego di personale e di tempo non sempre sostenibili dall’economia aziendale.
Quando abbiamo visto all’opera Serdata, disegnato apposta per le imprese di pulizia, ci siamo resi conto che le voci del software corrispondevano proprio alle nostre voci operative, per cui abbiamo deciso di adottarlo.
Project, che produce il sistema, si è rivelata azienda molto disponibile ad accogliere le osservazioni che avanzavamo e ad apportare le relative modifiche.
Si può dire che siamo cresciuti insieme.
Oggi, con Serdata siamo in grado di stilare i budget, sia per quanto riguarda i valori sia dal punto di vista quantitativo; effettuiamo la programmazione del personale, seguiamo tutti i processi e abbiamo costantemente monitorati tutti i cantieri, e possiamo indicare al cliente la pianificazione mensile, quindicinale o settimanale dei lavori, con la suddivisione oraria e l’indicazione precisa degli addetti.
Per quanto riguarda l’aspetto amministrativo, gestiamo tutte le variabili sia della mano d’opera, sia del magazzino, sia del cliente.
E con Internet, gran parte del lavoro viene decentrato e viene effettuato in tempo reale.
Sappiamo sempre che cosa accade, in tutti i cantieri.
E questo è un grosso aiuto per l’azienda.
