Basta una tessera, delle dimensioni di una carta di credito, per potere monitorare con precisione l’attività degli operatori nei vari cantieri. Con Smartjet, sistema che implementa SERDATA, il software di Project studiato su misura per le imprese di pulizia, Geo Servizi garantisce ai suoi oltre settanta cantieri un servizio puntuale, coniugando al meglio qualità e redditività.
pubblicato su: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI - giugno 2006
Anita Corradi
In Italia il comparto delle imprese di pulizia è estremamente frammentato in una miriade di realtà di piccolissime, piccole, medie dimensioni che si confrontano in maniera agguerritissima.
I margini di guadagno sono al limite della sopravvivenza e solo un’attenta gestione aziendale consente di potere coniugare competitività, qualità del servizio reso, redditività.
Un’impresa di pulizia, proprio come un’azienda manifatturiera, non può essere più gestita secondo criteri generici e il suo stato di salute non si può misurare solo sulla base del numero di contratti stipulati. Perché, se i numeri hanno un peso, quelli che contano sono i numeri che permettono di avere una visione completa e puntuale di tutti i parametri che concorrono a definire il bilancio aziendale.
In un’impresa di servizi diverse e tutte altrettanto importanti sono le variabili: i dipendenti, le ore di lavoro, la frequenza degli interventi, il costo dei materiali, delle attrezzature, i consumi, le giacenze di magazzino, le spese generali, gli ammortamenti e così via.
Gestione imprenditoriale
Pertanto, un’accorta gestione aziendale deve fare riferimento a budget precisi e rigorosi, che consentano di tenere sempre sotto controllo la situazione e lo stato di salute dell’impresa.
Di questa necessità è convinto assertore Paolo Fasoli, contitolare di Geo Servizi, impresa di servizi integrati di Verona che, per dimensioni e operatività, può essere presa a simbolo della moltitudine di piccole e medie imprese che costituiscono il tessuto connettivo di questo settore.
Cento addetti suddivisi tra settanta cantieri, Geo Servizi è attiva dal 1992 e opera in un’area che si estende dal contesto cittadino a quello regionale, spaziando in vari comparti: pulizie civili, industriali, ospedaliere, Grande Distribuzione Organizzata; pulizie ordinarie e straordinarie; trattamenti di superfici e facciate.
“Tutti i giorni ci dobbiamo impegnare in circa settanta cantieri – spiega Paolo Fasoli – ed è un impegno logistico non da poco, perché dobbiamo soddisfare le esigenze di una clientela molto diversificata cui dobbiamo garantire qualità del servizio, puntualità di interventi, costanza di rifornimenti”. sowtware gestione personale
Il personale operativo è suddiviso in squadre, composte, per quanto riguarda gli interventi di tipo manutentivo, da addetti, per lo più donne, che lavorano in part time e svolgono per lo più pulizie civili, con turni mattutini e serali, e da operatori specializzati a tempo pieno che si occupano delle pulizie straordinarie.
“La nostra attività deve essere gestita con molta attenzione perché la frammentazione è tale che basta la minima distrazione per perdere il controllo dei costi dei vari cantieri”.
Il soccorso dell’informatica
Per evitare questo rischio, Paolo Fasoli si è dotato, sin dal 1998, di uno strumento che gli consente di monitorare globalmente tutta l’attività, tenendo conto di tutte le variabili interessate.
Si tratta di SERDATA, il software messo a punto da Project, azienda bresciana che è stata la prima a sviluppare un pacchetto informatico appositamente studiato per le imprese di pulizia.
SERDATA è realizzato in quattro moduli, perfettamente integrati tra loro e funzionanti anche singolarmente, e consente di gestire le presenze del personale, di stendere dei budget economici, di realizzare preventivi accurati, di programmare forniture e aggiornare la situazione dei consumi di cantiere e la giacenza di magazzino, nonché di gestire la fatturazione, di tenere sotto controllo automezzi e attrezzature, di valutare le situazioni esistenti e di pianificare nuovi appalti, di personalizzare la modulistica aziendale.
“SERDATA – conferma Paolo Fasoli – è efficace per il controllo dei costi di gestione, perché fa l’analisi del budget di cantiere ed evidenzia i siti in cui si sta lavorano bene e quelli che sono meno redditizi. Fornisce sia la situazione dei singoli cantieri, che la situazione globale e consente di verificare la resa di ciascun dipendente cantiere per cantiere. Per noi, avere questo quadro aggiornato in tempo reale è molto importante. A fine anno, in periodo di consuntivi e di preventivi, possiamo valutare quali cantiere vale la pena di mantenere e quali invece, eventualmente, si possono eliminare perché improduttivi. Inoltre, SERDATA è incrementabile. Noi lo abbiamo adottato già da molto tempo e lo scorso anno gli abbiamo abbinato un ulteriore programma, che ci consente di stilare i bilanci, partendo dall’analisi del singolo cantiere. Si tratta di un programma di contabilità che dialoga con i programmi già inseriti, per cui possiamo monitorare l’andamento dell’azienda sia dal punto di vista operativo che dal punto di vista economico”.
La modularità di SERDATA è una delle caratteristiche che costituiscono il suo valore aggiunto, in quanto consente alla progettualità di Project di implementarne le potenzialità sulla base delle sempre più pressanti esigenze degli operatori.
Abbattimento dei costi
È nato così Smartjet, che completa e incrementa il modulo relativo alle presenze del personale. Con questo modulo, infatti, l’azienda può gestire l’assegnazione di reparti e orari di lavoro ai singoli addetti. Inserendo l’anagrafica dei dipendenti e dei cantieri, le ore e i giorni lavorativi, SERDATA sviluppa, mese dopo mese, i dati inseriti, riconoscendo festività, straordinari feriali o festivi, gestendo situazioni di eccezionalità, come le assenze, fornendo il risultato consuntivo di fine mese e permettendo anche l’analisi giornaliera, settimanale o mensile delle ore previste per i servizi appaltati.
Con Smartjet la gestione delle presenze sui cantieri è ulteriormente perfezionata, in quanto non solo riduce del 70% il tempo di lavoro del reparto amministrativo, ma consente di conteggiare con la massima precisione le ore lavorative effettivamente eseguite nei vari cantieri.
Smartjet è un sistema combinato di tessere smartcard, della dimensone di una tessera bancomat, e di lettori. I lettori vanno posizionati uno per cantiere, più uno da tenere collegato al computer aziendale, le smartcard sono date in dotazione agli addetti.
Il lettore di smartcard, autonomo e autoalimentato da una batteria al litio della durata di due anni, si installa facilmente, in quanto si fissa al muro con nastro bioadesivo. Quando l’addetto entra in cantiere fa passare la smartcard nel lettore, in modo da memorizzare data, ora e cantiere. Terminato il lavoro, l’addetto striscia nuovamente la smartcard nel lettore per memorizzare la fine del servizio. I dati verranno poi scaricati nel lettore di smartcard collegato al computer. Tutti questi dati entrano automaticamente in SERDATA.
“Con questo sistema - spiega Paolo Fasoli - abbiamo ulteriormente razionalizzato la nostra gestione, in quanto ogni giorno abbiamo la situazione reale delle presenze e possiamo calcolare al minuto i costi effettivi del personale. Per un’azienda come la nostra, che ha nel costo del lavoro la voce maggiore di spesa, controllare questo tipo di costo è di fondamentale importanza, in quanto ci permette economie di scala che vanno a vantaggio dell’attività”.
