GESTIRE L' AZIENDA ATTRAVERSO INTERNET
Project ha coniugato la versatilità del sistema di controllo
gestionale Serdata con la rapidità di Internet, a favore di un
servizio sempre più qualificato ed efficiente
pubblicato su: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI
Giulia Ferri
quanto rende questo cantiere? È in
attivo, è in pareggio o è in passivo»?
Quale imprenditore o manager di
aziende di servizi sarebbe in grado
di rispondere, con assoluta precisione
e non con vaghe indicazioni, a
una domanda del genere? Domanda che l’imprenditore
accorto dovrebbe costantemente porsi, per potere avere
effettivamente sotto controllo la situazione della propria
attività.
Per rispondere a una domanda del genere, allargandola
all’intera gamma di cantieri in atto, occorre tenere conto
di numerose variabili: a partire dal numero degli addetti
e alle loro eventuali turnazioni, per proseguire con la situazione
del magazzino, sia quello di cantiere, sia quello
centrale, tenendo d’occhio anche le condizioni delle attrezzature
e di tutto quanto è necessario all’attenta gestione
aziendale.
Ma l’attività di una impresa di
pulizia è composta da numerosi
tasselli, legati gli uni agli altri in
un rapporto di stretta interdipendenza,
che deve essere governato
con estrema attenzione.
Project, giovane e dinamica
azienda di progettazione informatica
di Brescia, ha messo a
punto, da una decina di anni, un
sistema di controllo, tramite
computer, che permette la gestione
di qualsiasi impresa di pulizia
in tutti i suoi aspetti e nella maniera più precisa e veloce.
Serdata, questo il nome del sistema, è un ausilio
prezioso, che consente di operare con precisione e rigore,
tenendo sempre in evidenza tutti i numeri dell’impresa.
Studiato appositamente per le imprese di pulizia, partendo
da situazioni reali, Serdata è stato concepito in maniera
modulare, per poterlo adeguare progressivamente
alle diverse e specifiche esigenze e per potere consentire
anche all’impresa più piccola di iniziare con il modulo
più idoneo, integrando gli altri successivamente.
PRESENZE DEL PERSONALE
Nell’impostazione di un cantiere, la fase più delicataè quella rappresentata dalla stesura dei piani di lavoro, con
l’assegnazione dei reparti e degli orari di lavoro ai singoli
addetti, con le turnazioni e le eventuali sostituzioni.
Il primo modulo di Serdata consente di gestire in modo
ottimale questa fase: è sufficiente inserire nel computer i
dati dei dipendenti (il programma gestisce un numero illimitato
di cantieri), le ore e i giorni lavorativi. Serdata, autonomamente,
sviluppa mese dopo mese i dati inseriti,
riconoscendo festività, straordinari feriali o festivi (sulla
base di quanto sarà stato caricato nel programma). L’operatore dovrà semplicemente lanciare la funzione “Aggiorna
mese”, specificando il mese richiesto, e in pochi secondi
avrà la situazione preventiva di cosa faranno tutti i
dipendenti in quel mese. Tutta la fase è automatica e permette
l’analisi giornaliera, settimanale o mensile delle ore
previste per i servizi appaltati.
BUDGET DI CANTIERE
Implementando il sistema e importando nel secondo modulo
i dati del primo, tutti i dati di produzione vengono
automaticamente trasformati in valori economici per
controllare la redditività del singolo cantiere (e rispondere
alla domanda iniziale). Con un risparmio di tempo del
70% rispetto alle operazioni tradizionali, Serdata fornisce
i rendiconto relativi al costo della manodopera ordinaria
e straordinaria, comprese le incidenze dovute alle assenze.
Aggiungendo il costo dei materiali, delle attrezzature
e del carburante, le incidenze per la gestione amministrativa
e commerciale, si avrà l’esatto andamento economico
del mese, il prezzo medio orario di costo e di vendita.
Così sarà semplice individuare il margine di contribuzione
reale e analizzare quanto chiedere per un determinato
servizio.
PREVENTIVAZIONE
Con il terzo modulo di Serdata, in pochi minuti, si possono
realizzare diverse tipologie di offerte, proponendo decine
di soluzioni, modificando a piacere i valori che concorrono
a formare l’offerta stessa. Inoltre Serdata, richiamando
il budget iniziale con ore, materiali, attrezzature, è in grado di fornire un quadro
preciso di tutte le prestazioni secondo
la loro frequenza.
Ogni
documento viene poi archiviato e
può essere richiamato in qualsiasi
momento per confronti e statistiche.
SERDATA E INTERNET
I moduli base sono personalizzabili
e adeguabili alle reali
esigenze dell’impresa.
Inoltre,
sono implementabili con ulteriori elementi che consentiranno
di fatturare, di sapere dove sono dislocate le attrezzature
e quanto sono state utilizzate, di effettuare statistiche
e di presentare la propria documentazione con
una modulistica ad hoc.
Serdata è un sistema in continuo divenire, che viene aggiornato
sulla base delle nuove necessità, accogliendo i
suggerimenti che vengono da chi il sistema lo utilizza praticamente.
Richiede solamente il costante aggiornamento
dei dati.
Spesso però anche questa semplice operazione
può costituire un problema, quando si debbano seguire
più cantieri in contemporanea.
Ci sono dei periodi del
mese in cui il flusso delle informazioni che devono essere
immesse nel sistema subisce un’impennata.
Se tutti i dati
vengono gestiti dalla sede, si corre il rischio di ritardi nell’espletamento
delle varie operazioni.
Sarebbe tutto più semplice se gli aggiornamenti venissero
effettuati direttamente in loco, ossia nei singoli cantieri.
Oggi è possibile, in quanto Serdata è stato messo in grado
di interagire con i vari cantieri attraverso Internet.
Dotando
i capocantiere di personal computer o di palmari
che interloquiscono con il computer centrale, è possibile
fare affluire direttamente al cuore del sistema tutti i dati,
aggiornati in tempo reale.
Il computer centrale li immagazzina
e li elabora immediatamente, con notevole risparmio
di tempo.
Dai cantieri si possono così fare affluire alla sede tutte le
informazioni relative alle presenze del personale, al monte
ore effettuato da ciascun operatore, alle giacenze di
magazzino, ai rifornimenti necessari e così via.
Non solo, ma Internet consente di avviare con i clienti un
rapporto di fidelizzazione, basato sulla trasparenza e sulla
fiducia.
È possibile, infatti, fare accedere il cliente ad alcuni
dati, come, per esempio, quelli relativi ai componenti
la squadra che opera in cantiere, alle eventuali sostituzioni,
alle competenze di ciascun addetto.
È un modo
per mantenere sempre vivo il dialogo tra fornitore e
cliente e fare sentire concretamente quest’ultimo al centro
dell’attenzione.
Tra le oltre 200 imprese di pulizia che hanno adottato
Serdata, Colaser, cooperativa romana specializzata nelle
pulizie civili, che opera dal 1975 e che tra i suoi clienti
annovera anche la Camera dei Deputati, è un esempio di
come il sistema sia flessibile e adeguabile alle procedure
interne, anche relativamente al sistema di qualità.
«Colaser – come ci spiega Francesco Fedele, responsabile
amministrativo dell’azienda – per la complessità delle
sue attività, aveva bisogno di un sistema gestionale che
aiutasse a semplificare e facilitare un certo tipo lavoro
che richiede impiego di personale e di tempo non sempre
sostenibili dall’economia
aziendale.
Quando abbiamo
visto all’opera Serdata, disegnato
apposta per le imprese
di pulizia, ci siamo resi conto
che le voci del software corrispondevano
proprio alle nostre
voci operative, per cui
abbiamo deciso di adottarlo.
Project, che produce il sistema,
si è rivelata azienda molto
disponibile ad accogliere
le osservazioni che avanzavamo
e ad apportare le relative
modifiche.
Si può dire che siamo cresciuti
insieme.
Oggi, con Serdata siamo in grado di stilare
i budget, sia per quanto riguarda i valori sia dal punto di
vista quantitativo; effettuiamo la programmazione del
personale, seguiamo tutti i processi e abbiamo costantemente
monitorati tutti i cantieri, e possiamo indicare al
cliente la pianificazione mensile, quindicinale o settimanale
dei lavori, con la suddivisione oraria e l’indicazione
precisa degli addetti.
Per quanto riguarda l’aspetto amministrativo,
gestiamo tutte le variabili sia della mano d’opera,
sia del magazzino, sia del cliente.
E con Internet, gran
parte del lavoro viene decentrato e viene effettuato in
tempo reale.
Sappiamo sempre che cosa accade, in tutti i
cantieri.
E questo è un grosso aiuto per l’azienda».
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