UNA EFFICACE GESTIONE DEL PERSONALE
Basta una tessera, delle dimensioni di una carta di credito, per
potere monitorare con precisione l’attività degli operatori
nei vari cantieri. Con Smartjet, sistema che implementa SERDATA,
il software di Project studiato su misura per le imprese di pulizia,
Geo Servizi garantisce ai suoi oltre settanta cantieri un servizio
puntuale, coniugando al meglio qualità e redditività
pubblicato su: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI - giugno 2006
Anita Corradi
In Italia il comparto delle imprese di pulizia è estremamente
frammentato in una miriade di realtà di piccolissime, piccole,
medie dimensioni che si confrontano in maniera agguerritissima.
I margini di guadagno sono al limite della sopravvivenza e solo
un’attenta gestione aziendale consente di potere coniugare
competitività, qualità del servizio reso, redditività.
Un’impresa di pulizia, proprio come un’azienda manifatturiera,
non può essere più gestita secondo criteri generici
e il suo stato di salute non si può misurare solo sulla base
del numero di contratti stipulati. Perché, se i numeri hanno
un peso, quelli che contano sono i numeri che permettono di avere
una visione completa e puntuale di tutti i parametri che concorrono
a definire il bilancio aziendale.
In un’impresa di servizi diverse e tutte altrettanto importanti
sono le variabili: i dipendenti, le ore di lavoro, la frequenza
degli interventi, il costo dei materiali, delle attrezzature, i
consumi, le giacenze di magazzino, le spese generali, gli ammortamenti
e così via.
Gestione imprenditoriale
Pertanto, un’accorta gestione aziendale deve fare riferimento
a budget precisi e rigorosi, che consentano di tenere sempre sotto
controllo la situazione e lo stato di salute dell’impresa.
Di questa necessità è convinto assertore Paolo Fasoli,
contitolare di Geo Servizi, impresa di servizi integrati di Verona
che, per dimensioni e operatività, può essere presa
a simbolo della moltitudine di piccole e medie imprese che costituiscono
il tessuto connettivo di questo settore.
Cento addetti suddivisi tra settanta cantieri, Geo Servizi è
attiva dal 1992 e opera in un’area che si estende dal contesto
cittadino a quello regionale, spaziando in vari comparti: pulizie
civili, industriali, ospedaliere, Grande Distribuzione Organizzata;
pulizie ordinarie e straordinarie; trattamenti di superfici e facciate.
“Tutti i giorni ci dobbiamo impegnare in circa settanta cantieri
– spiega Paolo Fasoli – ed è un impegno logistico
non da poco, perché dobbiamo soddisfare le esigenze di una
clientela molto diversificata cui dobbiamo garantire qualità
del servizio, puntualità di interventi, costanza di rifornimenti”.
Il personale operativo è suddiviso in squadre, composte,
per quanto riguarda gli interventi di tipo manutentivo, da addetti,
per lo più donne, che lavorano in part time e svolgono per
lo più pulizie civili, con turni mattutini e serali, e da
operatori specializzati a tempo pieno che si occupano delle pulizie
straordinarie.
“La nostra attività deve essere gestita con molta attenzione
perché la frammentazione è tale che basta la minima
distrazione per perdere il controllo dei costi dei vari cantieri”.
Il soccorso dell’informatica
Per evitare questo rischio, Paolo Fasoli si è dotato, sin
dal 1998, di uno strumento che gli consente di monitorare globalmente
tutta l’attività, tenendo conto di tutte le variabili
interessate.
Si tratta di SERDATA, il software messo a punto da Project, azienda
bresciana che è stata la prima a sviluppare un pacchetto
informatico appositamente studiato per le imprese di pulizia.
SERDATA è realizzato in quattro moduli, perfettamente integrati
tra loro e funzionanti anche singolarmente, e consente di gestire
le presenze del personale, di stendere dei budget economici, di
realizzare preventivi accurati, di programmare forniture e aggiornare
la situazione dei consumi di cantiere e la giacenza di magazzino,
nonché di gestire la fatturazione, di tenere sotto controllo
automezzi e attrezzature, di valutare le situazioni esistenti e
di pianificare nuovi appalti, di personalizzare la modulistica aziendale.
“SERDATA – conferma Paolo Fasoli – è efficace
per il controllo dei costi di gestione, perché fa l’analisi
del budget di cantiere ed evidenzia i siti in cui si sta lavorano
bene e quelli che sono meno redditizi. Fornisce sia la situazione
dei singoli cantieri, che la situazione globale e consente di verificare
la resa di ciascun dipendente cantiere per cantiere. Per noi, avere
questo quadro aggiornato in tempo reale è molto importante.
A fine anno, in periodo di consuntivi e di preventivi, possiamo
valutare quali cantiere vale la pena di mantenere e quali invece,
eventualmente, si possono eliminare perché improduttivi.
Inoltre, SERDATA è incrementabile. Noi lo abbiamo adottato
già da molto tempo e lo scorso anno gli abbiamo abbinato
un ulteriore programma, che ci consente di stilare i bilanci, partendo
dall’analisi del singolo cantiere. Si tratta di un programma
di contabilità che dialoga con i programmi già inseriti,
per cui possiamo monitorare l’andamento dell’azienda
sia dal punto di vista operativo che dal punto di vista economico”.
La modularità di SERDATA è una delle caratteristiche
che costituiscono il suo valore aggiunto, in quanto consente alla
progettualità di Project di implementarne le potenzialità
sulla base delle sempre più pressanti esigenze degli operatori.
Abbattimento dei costi
È nato così Smartjet, che completa e incrementa il
modulo relativo alle presenze del personale. Con questo modulo,
infatti, l’azienda può gestire l’assegnazione
di reparti e orari di lavoro ai singoli addetti. Inserendo l’anagrafica
dei dipendenti e dei cantieri, le ore e i giorni lavorativi, SERDATA
sviluppa, mese dopo mese, i dati inseriti, riconoscendo festività,
straordinari feriali o festivi, gestendo situazioni di eccezionalità,
come le assenze, fornendo il risultato consuntivo di fine mese e
permettendo anche l’analisi giornaliera, settimanale o mensile
delle ore previste per i servizi appaltati.
Con Smartjet la gestione delle presenze sui cantieri è ulteriormente
perfezionata, in quanto non solo riduce del 70% il tempo di lavoro
del reparto amministrativo, ma consente di conteggiare con la massima
precisione le ore lavorative effettivamente eseguite nei vari cantieri.
Smartjet è un sistema combinato di tessere smartcard, della
dimensone di una tessera bancomat, e di lettori. I lettori vanno
posizionati uno per cantiere, più uno da tenere collegato
al computer aziendale, le smartcard sono date in dotazione agli
addetti.
Il lettore di smartcard, autonomo e autoalimentato da una batteria
al litio della durata di due anni, si installa facilmente, in quanto
si fissa al muro con nastro bioadesivo. Quando l’addetto entra
in cantiere fa passare la smartcard nel lettore, in modo da memorizzare
data, ora e cantiere. Terminato il lavoro, l’addetto striscia
nuovamente la smartcard nel lettore per memorizzare la fine del
servizio. I dati verranno poi scaricati nel lettore di smartcard
collegato al computer. Tutti questi dati entrano automaticamente
in SERDATA.
“Con questo sistema - spiega Paolo Fasoli - abbiamo ulteriormente
razionalizzato la nostra gestione, in quanto ogni giorno abbiamo
la situazione reale delle presenze e possiamo calcolare al minuto
i costi effettivi del personale. Per un’azienda come la nostra,
che ha nel costo del lavoro la voce maggiore di spesa, controllare
questo tipo di costo è di fondamentale importanza, in quanto
ci permette economie di scala che vanno a vantaggio dell’attività”.
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